LOLAK,BAWASLUBOLMONG—Mengingat Peranan Arsip dan Ketatausahaan sangat Penting, Bawaslu Kabupaten Bolaang Mongondow (Bolmong) gelar Rapat Dalam Kantor (RDK) bahas soal Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan, diselenggarakan di Kantor Sekretariat Bawaslu Bolmong, Rabu, 28/07/2021.
Rapat dibuka oleh Koordinator Sekretariat (Korsek) dan didampingi oleh Ketua dan Anggota Bawaslu Kabupaten Bolmong serta dihadiri oleh seluruh staf sekretariat Bawaslu Bolmong, dengan menerapkan protokol kesehatan.
Rapat tersebut menghadirkan Narasumber dari Pemerintah Kabupaten Bolmong yakni Tahlis Gallang, SIP, MM selaku Sekretaris Daerah (Sekda) dan Fadli Potabuga, SH selaku Kepala Bagian (Kabag) Keuangan DPRD.
Tahlis dalam penyampaiannya bahwa dua hal yaitu arsip dan ketatausahaan adalah sangat vital dalam suatu organisasi baik organisasi pemerintah atau organisasi swasta, sebab semua yang dilakukan dalam aspek pengerjaan ouputnya adalah dokumen.
“Dokumen itu sebagai bukti pertanggungjawaban aktivitas yang kita lakukan, sebagaimana ketentuannya diatur dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 dan peraturan pemerintah lainnya”, imbuh Tahlis.
Tahlis mengatakan bahwa suatu instansi tidak bisa sembarangan memusnahkan atau menghilangkan arsip, baik arsip dinamis maupun statis. Ada metode dan cara pengelolaanya.
“Perlu disetiap instansi diwajibkan ketika memproduksi arsip, hal utama yang perlu dilakukan adalah jadwal retensi arsip (JRA)”, cetusnya.
JRA sendiri menurutnya agar tidak terjadi penumpukan berkas, sebab tanpa itu arsip tidak bisa dimusnahkan agar sewaktu-waktu ada persoalan hukum yang muncul, atau ada penelusuran aset untuk mencocokan nilai awal pengadaan diaset, dokumen itu bisa menjadi bukti.
“Selama belum ada nilai penyusutan maka dokumen tersebut tidak bisa dimusnahkan, sebab dasar hukumnya ada di Pasal 86 UU No.43/2009, sanksi 10 tahun penjara dan denda 500 juta” imbaunya.
Senada, Fadli Potabuga mengatakan dalam materinya bahwa metode sekarang penyimpanan arsip sudah bisa melalui proses aplikasi digitalisasi.
“Ini penting, meski arsip sudah hilang atau dimusnahkan dokumen tersebut tetap bisa di temukan dalam aplikasi”, terang Fadli.
Selain itu, arsip sangat penting dalam perjalanan kehidupan suatu Kantor atau Lembaga. Oleh karena itu untuk menjaga daur hidup arsip dari mulai tahapan penciptaan, penggunaan pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahannya diperlukan sistem yang baik dan benar.
“Arsip harus dikelola dengan prosedur yang tepat agar arsip dapat tersimpan dengan baik karena arsip mempunyai peranan penting sebagai sumber informasi”, Paparnya.
Ditempat yang sama, Pangkerego selaku ketua Bawaslu Bolmong mengatakan bahwa Bawaslu semakin hari semakin berkembang baik fasilitas maupun intesitas kerja, oleh karena itu penting sekali pengadaan daya dukungnya juga.
Pangkerego, berharap agar Bawaslu RI juga dapat memberikan atau meringankan Bawaslu Kabupaten/Kota secara jangka panjang dengan cara membantu penyediaan tanah dan lokasi tetap dalam rangka pembangunan gedung kantor secara permanen agar seluruh arsip dan ketatausahaan dapat mewujudkan tertib administrasi.
“Iya, selain itu penting juga efektivitas dan efesiensi kinerja dalam pengelolaan, pemeliharaan dan perawatan arsip di lingkungan Bawaslu Bolmong terus dilaksanakan”, jelas Pangke.
Selanjutnya, Jerry Mokoolang selaku Koordiv Hukum Penindakan Pelangaran dan Penyelesaian Sengketa (HP3S) menyampaikan soal arsip dan tata usaha adalah sangat penting untuk kita pahami serta harus betul-betul ketika dalam mengelola arsip dan ketatausahaan, sebab ada konsekuensi hukum yang pasti dihadapi bila melalaikan tugas pengelolaan dokumen.
“Berharap supaya kedepannya dalam hal pengarsipan terhadap aset-aset yang ada di Bawaslu agar tetap dijaga dan perlu kita maksimalkan bagian pengelolaan dan kearsipan untuk kepentingan lembaga ini”, ungkap Jerry.
Ditambahkan, Wahyudi Rauf mengatakan bahwa dokumen ini menjadi sebuah arsip vital di lingkungan Bawaslu Bolmong terlebih khusus juga bagi seluruh staf sekretariat yang ada, demi meningkatkan kapasitas SDM pengelola arsip, baik pencatatan surat masuk dan surat keluar, produk hukum, Surat keputusan (SK) dan lainnya di tiap divisi menjadi sebuah perhatian, tutupnya.
Redaksi: Wahyudi Rauf, S.Hut
Penulis: Henli Dampi, SH
